Elektronische Rechnung - Bald schon Standard?

Mit elektronischen Rechnungen können Unternehmen Kosten reduzieren und Geschäftsprozesse optimieren. Doch bislang dominiert in Deutschland der „altbewährte“ Weg auf Papier und per Post.In Deutschland werden in diesem Jahr zwischen fünf und zehn Milliarden Rechnungen per Post an Unternehmen und Privatpersonen versandt.

Durch eine Umstellung auf elektronische Rechnungen könnten Unternehmen enorme Beträge einsparen. Die Schätzungen liegen bei durchschnittlich ca. 4 Euro bis über 30 Euro pro Rechnung. Deutschlandweit könnten mindestens 30 Milliarden Euro eingespart werden.

Derzeit werden hierzulande zwei Prozent aller Rechnungen als elektronische Rechnung versandt. Vom Empfänger elektronisch weiterverarbeitet werden rund drei bis vier Prozent. Dabei bietet die elektronische Rechnung einige Vorteile gegenüber der auf Papier ausgedruckten und per Post versandten Rechnung: So sparen Betriebe beim Versand elektronischer Rechnungen zum einen Kosten; zum anderen können sie ihre Geschäftsprozesse optimieren sowie exaktere und aktuellere Controlling-Kennzahlen erhalten. Was bei vielen noch unbekannt ist: Besonders profitiert die Empfängerseite. Hier sind die Einsparpotenziale zwei bis fünf mal so hoch wie auf der Versenderseite (siehe "Vorteile der E-Rechnung" am Ende des Beitrags).

Bei der Einführung elektronischer Rechnungen im Unternehmen gilt es, einige steuerrechtliche Anforderungen und Auflagen zur Garantie von Revisionssicherheit zu erfüllen. Die europaweite Richtlinie 2001/115/EG verlangt, dass für eine elektronisch übermittelte Rechnung sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet werden muss. Dies kann auf zwei
Wegen erfolgen:

• Erstens durch eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder

• Zweitens durch elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier übermittelt wird. Anstelle dieser Sammelrechnung auf Papier kann auch eine elektronische Übermittlung erfolgen.

Doch für wen eignet sich die elektronische Rechnung? Unternehmen, die monatlich etwa 1000 Rechnungen empfangen bzw. Unternehmen, die etwa monatlich 3000 Rechnungen versenden, sollten unbedingt über eine Umstellung auf die elektronische Variante nachdenken.

Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen haben Unternehmen, die ERP-Systeme (ERP = Enterprise Resource Planning) wie SAP oder Microsoft Dynamics AX einsetzen, die niedrigsten Eintrittsbarrieren. Hier liegen die Kunden- und Lieferantendaten sowie Rechnungsdaten bereits elektronisch vor bzw. können elektronisch übergeben oder übernommen werden, wenn die Systeme von Geschäftspartnern mit den eigenen Systemen integriert sind. Eine elektronische Rechnung – oder analog auch Mahnung – wird einfach Teil eines ganzen Geschäftsprozesses von Anfrage über Angebot, Auftragserteilung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung sowie, wenn unvermeidbar, auch Erinnerungen und Mahnungen.

Für die Unternehmen, die ein Rechnungsvolumen von mehr als 30 000 Ausgangsrechnungen bzw. mehr als 10 000 Eingangsrechnungen pro Monat haben, dürfte sich eine Abwicklung im eigenen Betrieb lohnen. Unternehmen mit geringen Rechnungsvolumina sollten eine Auslagerung auf Dienstleister in Betracht ziehen.

Solche Dienstleister bieten teilweise auch einen Komplettservice an. Komplettservice bedeutet die vollständige, steuerkonforme und revisionssichere Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen inklusive Archivierung: auf der Kreditorenseite die Eingangsbearbeitung von papierbasierten und elektronischen Rechnungen und auf der Debitorenseite der automatische Versand von elektronischen Rechnungen.

In Deutschland bieten inzwischen über 200 Unternehmen Hard- und Software sowie Dienstleistungen rund um elektronische Rechnungen an. Fast alle davon beraten Betriebe auch individuell und bieten auf das Unternehmen zugeschnittene Konfigurationen an. Eine anbieterneutrale Beratung ist dennoch, abhängig vom internen Knowhow, in der Regel empfehlenswert.

Vorteile der E-Rechnung:
Die Vorteile der E-Rechnung beim Rechnungsversender:

• geringere Papier-, Druck-, Kuvertier- und Portokosten
• schnellere Zustellzeiten (bis zu zwölf Tage bei einer Papierrechnung) und exaktes Rechnungsstellungsdatum für Skonto und Mahnungen
• Reduzierung von Fax- und Telefonkosten (Personal und Hardware)

Die Vorteile der E-Rechnung beim Rechnungsempfänger:

• Wegfall der Kosten für Entgegennahme, interne Zustellung und Öffnen der Post
• Wegfall der Kosten für manuelle Datenerfassung und für papiergebundene Arbeitsprozesse
• Reduktion der Kosten für die (semi)manuelle Erfassung der Kerndaten einer Rechnung, insbesondere die Korrektur falscher bzw. falsch erkannter oder unklarer Daten
• Reduktion von Fehlbuchungen durch manuell oder automatisch falsch erkannte Kerndaten

 
Beide Seiten – Rechnungsversender und Rechnungsempfänger – profitieren durch niedrigere Archivierungskosten (Personal und Hardware), insbesondere auch der künftigen Recherchekosten in alten Rechnungen. Darüber hinaus vereinfacht sich bei elektronischen Rechnungen die Innenrevision und die Wirtschaftsprüfung sowie die Prüfung der Finanzbehörden. Last but not least werden Datenverfügbarkeit und -aktualität (Controlling) verbessert.

Autoren:
Prof. Dr. Michael H. Breitner und Harald Schömburg
Institut für Wirtschaftsinformatik, Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover

Der Beitrag erschien in der Ausgabe 11/2007 des IHK-Magazins "Niedersächsische Wirtschaft".