Mittwoch, 08. Februar 2012
IHK Hannover

    Planung und Umsetzung eines E-Business-Projektes

    Komplexe Websites mit mehreren hundert Seiten, der Implementierung von Online-Services (z.B. Online-Shops, Produktdatenbanken) sowie der Anbindung des Online-Angebotes an bestehende Unternehmensprozesse erfordern eine professionelle Herangehensweise und Durchführung. Dabei sollten die wesentlichen Meilensteine Konzeption, Planung, Realisierung und Review berücksichtigt werden, die im Folgenden näher beschrieben werden.  

    In der Regel setzen sich E-Business-Projekte zum einen aus der Handlungsstruktur in Web- bzw. Werbeagenturen und zum anderen aus der Phasenstruktur einer Anwendungsentwicklung im Softwarebereich zusammen. Bei dem Arbeitsablauf in einer Web- bzw. Werbeagentur, können die Arbeitsstufen in die Phasen Werbevorbereitung, Konzeption und Gestaltung, Präsentation, Produktion und Kontrolle gegliedert werden. Bei der Anwendungsentwicklung setzen sich die Phasen aus der Situationsanalyse, Fachkonzeption, Systemkonzeption, Systementwicklung und Systeminstallation zusammen. 

    1. Konzeption 

    1.1. Informationsquellen
    Voraussetzung für eine Auftragsdefinition ist eine Voruntersuchung, welche dem Unternehmen eine Übersicht der Verfahren bzw. Instrumente verschafft. Hierzu können neben den eigenen Mitarbeitern auch externe Dienstleister bzw. Informationsquellen hinzugezogen werden. Dies können z.B.

    1.2. Briefing/Ausschreibung
    Bei mittleren oder größeren Projekten (mit mehreren hundert HTML-Seiten bzw. komplexen interaktiven Anwendungen) erhalten die in Frage kommenden Dienstleister in Form eines Briefings und/oder einer Ausschreibung die Zielsetzung sowie die Rahmenbedingungen des Projektes mitgeteilt, die dann die Basis des zu erarbeitenden Grobkonzeptes bilden. Gleichzeitig sollten Präsentationsart und -umfang des Ergebnisses sowie der Aufbau des Angebotes (z.B. modularer Aufbau, Aufführung von Einzelpreisen) vorgegeben werden, so dass eine Vergleichbarkeit der angebotenen Dienstleistungen angestrebt wird. Oftmals differieren die Angebote preislich so stark, dass nachfolgende Beantwortung der Fragen eine weitere Entscheidungshilfe bieten:

    • Welche Referenzen kann die Agentur vorweisen?
    • Hat die Agentur bereits vergleichbare Projekte (der gleichen Branche) realisiert?
    • Hat die Agentur genügend Ressourcen und entsprechendes
    • Know-how für das angestrebte Projekt bzw. zukünftige Vorhaben?
    • Bietet die Agentur umfassende Serviceleistungen (z.B. Schulungen, Wartung des Systems)?

    1.3. Festlegung der Ziele
    Schon zum Start des geplantes E-Business-Projektes sollten die damit verbundenen Ziele klar definiert sein, wie z.B.

    • Kundengewinnung und -bindung,
    • Steigerung des Bekanntheitsgrades,
    • Vertriebsunterstützung (z.B. Produktpräsentation),
    • Zielgruppenanalyse zur weiteren Produktentwicklung,
    • Erfassung von Kundenreaktionen (z.B. bei Anfragen, Reklamationen, Umfragen),
    • Schnelle Informationszulieferung für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten,
    • Entlastung von Mitarbeitern (da z.B. die Website bereits den gewünschten Support bietet).

    1.4. Einsatz von Hard- und Software
    Für die Auswahl der entsprechenden Tools sind quantitative und qualitative Faktoren entscheidend. So beeinflussen u.a.

    • die Komplexität der Anwendungen,
    • die zu verarbeitende Informationsmenge und
    • die Interaktivität

    die Auswahl der geeigneten Hard- und Software. Kleinere Online-Präsentationen mit 50 oder 100 Seiten können mit Software betrieben werden, deren Nutzung lizenzfrei (freeware) oder gegen ein geringes Entgelt (shareware) möglich ist. Dabei ist für die Pflege der Website in der Regel umfangreiches Know-how erforderlich, und die Informationen sind fest mit dem Programmiercode (z.B. HTML) verknüpft. Bei dem Betreiben komplexer Websites mit mehreren 100 oder 1000 HTML-Seiten, ist der Einsatz eines Content Management Systems (CMS) in den meisten Fällen sinnvoll. Weitere Informationen zum Thema CMS erhalten Sie HIER!

    Ähnlich verhält es sich bei dem Einsatz eines Onlineshops, bei dem kleinere Systeme mit 50 bis 100 Artikeln teilweise kostenlos von Internet-Providern vorgehalten werden. Bei der Software ist die Funktionalität und die Ausbaufähigkeit beschränkt. Weitere Informationen zum Thema Online-Shops erhalten Sie HIER!

    2. Planung  

    2.1. Projekt-Meilensteine
    Eine umfangreiche Analyse der Konkurrenzsituation, die in vielen Fällen aufzeigt, dass die Mitbewerber schon stark auf das Online-Marketing gesetzt haben, gibt oftmals den verfügbaren Zeitrahmen (nämlich so schnell wie möglich) für die Projektrealisierung und die erforderliche Qualität vor. Hinzu kommt, dass gerade im Internet die Lebenszyklen einer Website sehr kurz sind, so dass sich die Projekte nicht über einen Realisierungszeitraum von 6 Monaten erstrecken sollten.

    Der grobe Ablauf mit den zeitlich festgelegten Meilensteinen erfolgt bereits in der Konzeptionsphase und wird in der Planungsphase detaillierter ausgearbeitet, so dass eine bessere Abschätzung der erforderlichen Arbeitsschritte und Ressourcen erfolgen kann. So geht es im Rahmen der Fach- und Systemkonzeption im wesentlichen darum:

    • Ideen über die Art des Systems und seine Funktionalität zusammenzutragen,
    • die Projektmeilensteine genauer zu definieren,
    • personelle, finanzielle und materielle Ressourcen festzulegen.

    Auf Grundlage vorab definierter Bewertungskriterien ist zu entscheiden, ob das Projekt ausschließlich mit eigenen Ressourcen realisiert wird oder ob externe Dienstleister hinzugezogen werden. Da die Realisierung eines E-Business-Projektes umfangreiches Know-how und spezielle Hard- und Software erfordern, ist der Einsatz von externen Online-Spezialisten bei vielen Unternehmen zwingend notwendig. Neben dem Projektmanagement und -controlling ist für die Konzeption und Realisierung des Online-Projektes ein interdisziplinäres Team aus unterschiedlichen Bereichen zu bilden, das nachfolgend aufgeführt wird:

    • Programmierer / Datenbankspezialisten
    • Screen-Designer
    • Redakteure/Texter
    • Technische Redakteure
    • Medienexperten

    Darüber hinaus sind die Mitarbeiter der betreffenden Fachbereiche aus dem Unternehmen, wie z.B. Marketing, EDV, Controlling in das Projekt mit einzubeziehen.

    2.2. Budgetierung des Projektes
    Für die Grobplanung bildet in der Regel das Projektcontrolling die Aufstellung eines ersten Budgetvorschlags, dass sich grob in nachfolgende Kostenblöcke aufgliedern lässt:

    • Planungskosten,
    • Informationsbeschaffungs- und Informationsaufbereitungskosten,
    • Systementwicklungskosten,
    • Geräte- und Einrichtungen,
    • Einführungskosten,
    • Wartungskosten.

    Neben den einmaligen Kosten für z.B. Konzeption, Design, Programmierung und Implementierung des Systems entstehen bei dem Erstellen eines Online-Angebotes laufende monatliche bzw. jährliche Kosten, wie z.B.

    • das Webhosting bei dem Provider (Domainverwaltung, Plattenplatz und Datentransfervolumen),
    • die Pflege und Aktualisierung des Systems (z.B. Erstellung neuer Seiten)
    • Einbindung externer Dienste durch z.B. Application Service Provider (ASP)
    • Support (z.B. Produkt- und Updatesupport für Hard- und Software)
    • Nutzungsgrechte (z.B. für Bilder, Filmsequenzen)
    • Vermarktung des Systems im Onlinebereich (Suchmaschineneinträge, Werbebannerschaltung).

    2.3. Feinkonzeption der Lösungsidee: Struktur, Inhalt, Gestaltung und Interaktion
    Das vom Auftraggeber und -nehmer erstellte Grobkonzept wird im Rahmen einer Feinplanung in ein Handlungsschema überführt und präzisiert. Die Anforderungen des Systems hinsichtlich Funktionalität, Interaktivität, Informationsgrad und Gestaltung werden konkretisiert und dokumentiert. Bei der Erstellung von Websites sind z.B. nachfolgend aufgeführte technische Vorgaben festzulegen:

    • Eingesetzter Sprachumfang: z.B. Einsatz von HTML, XML, Java, JavaScript.
    • Pluginabhängie Applikationen: z.B. Einsatz von Flash, Shockwave, QuickTime.
    • Einsatz von Frames (Aufteilung des Angebotes in mehreren Fenstern, so dass z.B. das Hauptmenü ständig sichtbar ist.)
    • Plattform und Browserunterstützung: z.B. Optimierung der Website für die neueste Browsergeneration.
    • Für die Erstellung des Designs und der Benutzerführung sollten nachfolgend aufgeführte Punkte innerhalb des Workshops angesprochen werden:
      • Berücksichtigung des Corporate Designs,
      • Berücksichtigung von Hausschriften und -farben,
      • Verwendung des Logos (Darstellung des Logos auf jeder Seite?),
      • zielgruppengerechte Darstellung und Ansprache (z.B. sachlich, spielerisch, unterhaltsam),
      • Einbindung von "Werbeflächen" (z.B. Darstellung von Sonderaktionen, Partner-Links).

    Für die Erarbeitung der inhaltlichen Struktur kann eine Visualisierung in Form eines Strukturgramms hilfreich sein, welches zunächst nur eine streng hierarchische Darstellung der Inhalte zulässt. Eine Verlinkung unterschiedlicher Bereiche wird in der Regel im Zuge der Erstellung bzw. Programmierung der Seiten vorgenommen.

    3. Realisierung 

    3.1. Präsentation / Systementwicklung
    In vielen Projekten zeigt sich, dass trotz guter Vorbereitung und umfangreicher Dokumentation, die Vorstellungen der Projektbeteiligten unterschiedlich sind, so dass das Anfertigen eines lauffähigen Prototypens sinnvoll ist. Mit Hilfe des Prototypings, bei dem ein erster grafischer Entwurf mit programmtechnischer Funktionalität auf dem zukünftig laufenden System abgebildet wird, besteht eine gute Arbeitsgrundlage für alle Projektbeteiligten. Es gewährleistet eine einheitliche Sicht und bietet die Möglichkeit des rechtzeitigen Einlenkens vor der Implementierungsphase.

    3.2. Produktion
    Während der Umsetzungsphase ist insbesondere die reibungslose Koordination der internen und externen Ressourcen vom Projektmanagement zu gewährleisten. Im Rahmen des Projektcontrolling dient ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich als Frühwarnsystem. Sollten die Kalkulationen bzw. Aufwendungen erheblich vom Projektplan abweichen, ist eine erneute Abstimmung mit dem Auftraggeber erforderlich. Darüber hinaus ist eine enge Koordinierung zwischen Auftraggeber und -nehmer erforderlich. Es ist darauf zu achten, dass auf beiden Seiten ein zentraler Ansprechpartner genannt wird.

    3.3. Systeminstallation: Webhosting / Webhousing
    Für die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen lohnt sich das Betreiben eines eigenen Servers mit permanenter Online-Anbindung in der Regel nicht. Nach Aufstellung der Kosten, für z.B. die Standleitung, die erforderliche Hard- und Software und die Tätigkeiten innerhalb der Systemadministration, ist die Entscheidung zum Outsourcing schnell gefallen. Hinzu kommt die Sicherheitsproblematik, die sich ergibt, wenn eine permanente Verbindung zwischen dem Internet und dem lokalen Netzwerk (Local Area Network (LAN)) des Unternehmens besteht. Internet Service Provider. Weitere Informationen zum Thema "welche Leistungen können von Service-Providern erwartet werden".

    3.4. Einbindung der späteren Nutzer
    Bereits bei der Realisierung des Projektes ist darauf zu achten, dass die wesentlichen Arbeitsprozesse und Funktionen dokumentiert werden. Dies kann z.B. in Form von einer Online-Dokumentation erfolgen, die auf einem zentralen Server abgelegt und gepflegt wird. Bei der Realisierung einer Website findet teilweise die Dokumentation innerhalb der HTML-Programmierung durch sogenannte Meta- oder Kommentar-Tags (HTML-Befehle) statt. Sie geben z.B. Auskunft über den Autor, das Datum der letzten Änderung und den Quellenhinweis der Rohdaten.

    Bei der Pflege bzw. Erweiterung des Systems ist darauf zu achten, dass keine bzw. eine möglichst geringe Abhängigkeit gegenüber dem Dienstleister vorliegt. Nachfolgende Beispiele sollen dies verdeutlichen:

    • Die Schulung bzw. Einweisung in das System kann nur durch den Dienstleister erfolgen.
    • Das erstellte System bieten keine Schnittstelle zu anderen Systemen bzw. kann nicht auf andere Systeme portiert werden.
    • Für die Aktualisierung bzw. Pflege ist das Know-how der Agentur erforderlich.
    • Das Online-Angebot läuft unter einer Subdomain vom Provider (z.B. www.meinshop.name-der-agentur.de) und kann nicht bei einem Providerwechsel übertragen werden.
    • Die Rechte des genutzten Systems werden nicht an das Unternehmen übertragen.
    • Die Kündigungszeiten sind zu lang, so dass auf veränderte Marktsituationen (z.B. günstigere Angebote beim Webhostings) nicht schnell genug reagiert werden kann.

    Hinsichtlich der Lizenzierung von Softwareprodukten ist darauf zu achten, dass die Einbindung weiterer Nutzer berücksichtigt und ggf. gleich auf ein für das Unternehmen mittelfristig günstigeres Lizenzmodell gesetzt wird, bei dem die Anzahl der User unbegrenzt ist.

    3.5. Schulung der Nutzer
    Bei dem Einsatz des Online-Systems ist im Vorfeld zu klären, welche Tätigkeiten bzw. Arbeitsprozesse in Eigenleistung während der Projektrealisierung und für die spätere Wartung und Pflege möglich sind. Wird die Pflege bzw. Aktualisierung des Systems durch Mitarbeiter des Unternehmens vorgenommen, ist der eigene Online-Zugang erforderlich. In Abhängigkeit der Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, wird die Anbindung eines Einzelplatzrechners bis hin zum Anschluss des gesamten LANs vorgenommen.

    4. Review 

    4.1. Kontrolle / Wartung
    Für eine optimale Organisation und Planung des Online-Projektes ist parallel und insbesondere nach Beendigung der Produktionsarbeiten die E-Business-Lösung auf Qualität und Funktionalität, in Form von Usability-Tests, zu überprüfen. Aufgrund der Testergebnisse werden letzte Korrekturen vorgenommen. Die detaillierte Vorplanung und die ständige Kontrolle durch das Projektmanagement bzw. -controlling sollte den abschließenden Modifikationsbedarf jedoch gering halten. Im Anschluss folgt die Einführungsphase, welche alle Aktivitäten der Vorbereitung, Installation, Aktualisierung, Schulung und Wartung des Systems beinhaltet. Den Abschluss des Management-Prozesses bildet die Erfolgskontrolle des Systems und die anschließende Dokumentation. Der Erfolg der Anwendung lässt sich dabei unter anderem durch Befragungen der Anwender oder durch Protokollierungsfunktionen, z.B. mit Hilfe von Logfiles innerhalb des Systems messen.

    4.2. Nutzungshilfen: Service, Hotline
    Für die Nutzung des eingesetzten Systems werden in der Regel mehrere Hilfen in unterschiedlichen Qualitätsstufen und über verschiedene Medien angeboten, wie z.B.

    • Hotline-Support über Call Center oder E-Mail,
    • Online-Support auf der Website (z.B. durch Downloads, FAQs, Foren) oder
    • Vor-Ort-Service durch Mitarbeiter.

    Ein wesentlichen Faktor für die entstehenden Kosten stellen dabei die Verfügbarkeit (z.B. 24-Stunden-Service) und die Reaktionszeit (z.B. Bearbeitung des Problems innerhalb der nächsten 4 Stunden) dar.

    4.3. Webmarketing
    Für den Erfolg einer Online-Lösung ist ebenfalls eine professionelle Vermarktung erforderlich. Weitere Informationen zum Thema Online-Marketing

    Michael Weber
    VisionConnect GmbH

    Aktualisierte Fassung vom 20. November 2006

     

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