Mailen Sie richtig? 10 Tipps zum Umgang mit E-Mails
Die E-Mail ist aus der heutigen Kommunikation im betrieblichen Alltag kaum mehr wegzudenken. Neben Anfragen werden auch zunehmend Angebote per E-Mail verschickt. Die E-Mail ist damit zu einem der wichtigsten und schnellsten Kommunikationsmittel geworden. Daher ist es wichtig, einige Regeln zu beachten, die dem Empfänger der E-Mail das Lesen und Beantworten erleichtern:
1. Aussagekräftige Betreffzeile
Nutzen Sie stets die Betreffzeile einer E-Mail, damit der Empfänger schon vorab zum Inhalt der E-Mail informiert wird. Bereits die Betreffzeile kann entscheidend dafür sein, ob eine Mail sofort oder möglicherweise gar nicht gelesen wird. Deshalb sollte der Betreff stets so formuliert werden, dass er kurz und prägnant den Inhalt oder das Anliegen des Schreibens verrät.
2. Richtige Anrede
Vergessen Sie nicht Ihren Adressaten – trotz des knappen Stils einer E-Mail – richtig anzureden. Entfällt die Anrede komplett, wirkt das auch in einer E-Mail unhöflich. Auf Höflichkeitsfloskeln, die sich über mehrere Zeilen hinziehen, können Sie hingegen getrost verzichten.
3. Tipp- und Rechtschreibfehler vermeiden
Eine E-Mail ist häufig schnell geschrieben. Trotzdem sollten Sie sie vor dem Versenden nach eventuellen Tippfehlern überprüfen. Insbesondere bei geschäftlichen E-Mails sollten Sie daher auch auf Ihre Wortwahl und Rechtschreibung achten.
4. Vollständiger Name in der Von-Zeile
Verwenden Sie in der "Von"-Zeile der E-Mail Ihren ausführlichen Namen oder E-Mail-Adresse, damit der Empfänger sofort feststellen kann, von wem die E-Mail stammt.
5. Antworten auf E-Mails
Es empfiehlt sich bei einer Antwort-Mail die ursprüngliche E-Mail zu zitieren, da der Inhalt der Ausgangs-Mail vom Empfänger eventuell bereits vergessen wurde. Sie können den Ursprungstext entweder manuell in Ihre E-Mail kopieren oder Sie nutzen den "Antworten"-Button Ihres Mail-Programms. Bei Letzterem achten Sie bitte darauf, dass Sie entbehrliche Textteile, angehängte Bild- oder Textdateien nicht noch einmal mitversenden.
6. Richtiger Umgang mit Dateianhängen
Gehen Sie vorsichtig mit Dateianhängen (Attachements) um. Oft können Bild- und Textdateien, die Sie verschicken, vom Empfänger nicht korrekt geöffnet werden, weil die dazu benötigten Programme fehlen. Weiterhin benötigen E-Mails mit großen Dateianhängen sehr viel Zeit beim Herunterladen oder übersteigen im schlimmsten Fall die Kapazität des E-Mail-Postfaches. Bevor Sie Dateianhänge einer geschäftlichen Mail hinzufügen, erkundigen Sie sich, ob der Empfänger auch in der Lage ist, diese zu öffnen.
7. Nutzen von "CC- und BCC-Feldern"
Beachten Sie, dass Sie bei einem Rundschreiben alle gewünschten Empfänger in die Adresszeile setzen. Personen, die über das Schreiben lediglich in Kenntnis gesetzt werden sollen, werden in das "CC-Feld" (Kopie) gesetzt. Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger erfahren, dass die Nachricht noch an weitere Personen geht, setzen Sie diese in das "BCC-Feld" (Blindkopie).
8. Layout und Formatierung
Überlegen Sie sorgfältig, ob Sie Ihre E-Mail mit Grafiken wie dem Firmenlogo oder farblichen Hinterlegungen versehen (E-Mails im HTML-Format). Empfänger bevorzugen vielleicht klassische E-Mails im reinen Textformat.
9. Signatur von E-Mails
Die meisten E-Mail-Programme besitzen spezielle Funktionen, um E-Mails zu signieren. Davon sollten Sie in jedem Fall Gebrauch machen. Auf diese Art und Weise hat der Empfänger immer Ihre Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer etc.) vor sich und erspart sich Zeit bei aufwendigen Nachfragen.
10. Sensible Informationen
Sensible Informationen gehören nicht in E-Mails, denn die Gefahr dass sich Unbefugte Zugriff verschaffen, ist einfach zu groß. Die ausgehenden Mails werden über das Internet übertragen und sind so auf allen Zwischenstationen einsehbar. Der Einsatz entsprechender Verschlüsselungs-Software kann eventuell Abhilfe schaffen.
